Comunicare non è mai una cosa semplice soprattutto sul luogo di lavoro: vale sia per chi opera da remoto sia per quanti si trovano a condividere il medesimo ufficio. Allo stesso tempo, si rivela uno degli aspetti più importanti e delicati. Le incomprensioni sono dietro l'angolo, generando conseguenze spiacevoli a livello tecnico, professionale ed umano.
Una buona notizia tuttavia c'è: oggi è davvero possibile migliorare la comunicazione interna. Come? Ne parliamo in questo articolo, dove vi proponiamo una serie di consigli utili sull'argomento.
Buste per spedizioni: quali scegliere in base al tipo di documento
Un altro aspetto parimenti importante e che interessa qualsiasi ufficio è quello della comunicazione con realtà situate all'esterno, cosa che avviene principalmente tramite l'invio di documenti. Non basta disporre di software ad hoc né di competenze specifiche inerenti la corretta stesura dei testi: dotarsi di un buon assortimento di buste per spedizioni appare essenziale. Dove reperirle? L’ideale è online: ad esempio, sul catalogo di Ufficiodiscount.it si trovano buste per le spedizioni di varie misure, con tanto di etichette adesive correlate. Il risultato è una semplificazione di tale compito nonché una migliore organizzazione dello stesso. Ogni spedizione potrà essere gestita in maniera ordinata, veloce e accurata.
Comprendere il contesto e le sue dinamiche: ecco da dove partire
Tornando alla comunicazione all'interno degli uffici, il punto di partenza non può che essere quello di dinamiche basate sull'ascolto e sulla conoscenza dello specifico contesto. Alla luce della diffusione del lavoro da remoto, declinato in particolar modo nello smart working e nel lavoro ibrido, diventa prioritario tenere conto del fatto che viene a mancare un'interazione non verbale.
Si tratta di un deficit a tutti gli effetti a cui però è possibile sopperire con alcuni accorgimenti pratici, come quelli che elenchiamo di seguito:
- delle semplici e-mail possono non essere sufficienti. Si rivela perciò buona prassi implementare un contatto telefonico oltre che via whatsapp;
- appare determinante predisporre dei meeting regolari che danno modo alle persone di vedersi di persona, seppur da remoto;
- occorre programmare altrettanto regolarmente delle iniziative che coinvolgano in presenza tutte le risorse.
Se sussiste un misunderstanding, ricercare l’origine del problema
Quando si presenta qualsiasi problema appare determinante andare all’origine: analizzarne i sintomi e ricercarne le cause, si direbbe in medicina.
La comunicazione sotto questo punto di vista diventa una questione di metodo: se si manifesta un misunderstanding bisogna individuare i perché delle divisioni tra settori e reparti. Qualcosa che può essere fatto scandagliando non solo gli avvenimenti ma l'iter occorso tra le figure coinvolte, in termini di uso dei vocaboli nonché dei vari strumenti.
Ci si accorgerà probabilmente che non si è scelto il canale giusto o il momento migliore, oppure che non si sono disposte le risorse giuste in un determinato processo. Qualsiasi cultura aziendale interna dovrebbe essere basata sul cambiamento, che a sua volta ha come presupposto la conoscenza delle dinamiche contestuali e delle tecniche più valide per portarli avanti.
Strategia e tecnica: due facce della stessa medaglia
Alla luce di quanto detto emerge con chiarezza che strategia e tecnica nella comunicazione rappresentano due facce della stessa medaglia. Dotandosi degli strumenti più opportuni diventa più semplice implementare un flusso interno proficuo e in quanto tale basato sulla collaborazione.
Il risultato è un ambiente d'ufficio più sano, produttivo, volto al problem solving piuttosto che “alla ricerca di un capro espiatorio”.
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