Smart working in Italia: la situazione attuale

Dopo il boom avvenuto durante l’emergenza Covid-19 e la riduzione nei due anni successivi, i dati del 2023 parlano chiaro: i lavoratori da remoto in Italia sono 3,585 milioni, a fronte dei 3,570 milioni del 2022, facendo registrare un +541% rispetto al 2019. 

Numeri importanti che stanno cambiando tanto la società che l’economia, non soltanto il puro e semplice modo di lavorare. Per le aziende ciò si traduce in nuove dinamiche, sia di natura pratica che relazionale. 

Il fenomeno è certamente legato agli sviluppi della digitalizzazione, i quali hanno portato all'introduzione di diversi strumenti interessanti a livello organizzativo e comunicativo, utili per le grandi come per le piccole e medie imprese. Tra questi uno dei più validi è certamente un programma per la gestione del personale: un software in grado di semplificare e ottimizzare il lavoro di responsabili HR, titolari di impresa, amministratori e persino dei dipendenti. Una soluzione che sempre più realtà scelgono di adottare.

Chi sono gli smart worker

I dati per il 2024 non sono ancora disponibili, essendo l’anno in corso, ma l’Osservatorio del Politecnico di Milano prevede che ci saranno 3,65 milioni di smart worker soltanto in Italia.

Ma chi sono questi lavoratori, e dove operano? Sono presenti in special modo nelle grandi aziende e nelle PMI, meno invece nella PA e nelle microimprese. 

Inoltre, tale modalità viene spesso adottata all’interno delle realtà che decidono di sperimentare la settimana corta o che si avvalgono del cosiddetto lavoro ibrido: con almeno 2 giorni di lavoro da casa e gli altri in presenza.

Quest’ultima opzione sembra particolarmente proficua, tanto per i dipendenti che per le imprese, garantendo performance ottimali in termini di sostenibilità (grazie a una riduzione di 480 kg di CO2 per persona l’anno), produttività e benessere. 

Non solo. Chi lavora da remoto spesso decide di farlo lontano dalle grandi città, con un rilancio di aree che sono spesso state abbandonate dalle persone e che oggi tornano a ripopolarsi. 

Inoltre, molti smart worker sono soliti cambiare sede, adottando pratiche di flessibilità e operando per obiettivi, piuttosto che secondo orari prestabiliti.

Allo stesso tempo, si trovano a gestire problematiche di overworking, tecnostress e senso di solitudine: situazioni frequenti e legate alla natura del lavoro da casa, per cui trovare soluzioni può non essere semplice. Ciò spiega la preferenza di molte persone verso un lavoro ibrido - più facile da “tollerare” - oppure la ricerca (e diffusione) del cosiddetto coworking.

Manager e smart worker: un equilibrio non semplice

Il ruolo dei manager è cruciale quando si parla di smart working e lo sta diventando ancora di più anno dopo anno. La sfida è da un lato a livello organizzativo e dall’altro in termini di benessere, dando modo ai collaboratori di operare con flessibilità, nel rispetto comunque delle ore da lavorare.

Emerge, quindi, la necessità di sviluppare nuove competenze, nell’ottica di rendere chi si trova a ricoprire un ruolo di responsabilità più sicuro e consapevole di quanto va a fare, efficiente ed empatico.

Queste figure è importante che siano capaci di organizzare mansioni come gestione delle presenze, dei turni di lavoro, delle ferie e degli obiettivi di business in maniera chiara e semplice.

Il tutto avendo chiaro il traguardo da centrare, che dovrà necessariamente vedere il connubio tra crescita personale dei lavoratori e obiettivi di business, a fronte di uno stile di leadership all’insegna dell’engagement.

5 soluzioni per una gestione efficace dello smart working per le aziende

Sono diverse le soluzioni che le aziende possono adottare per sfruttare al massimo i vantaggi che derivano dallo smart working, smorzandone le criticità. Abbiamo individuato 5 misure che risultano particolarmente utili: 

●      Adozione di un programma di gestione dei dipendenti. Si tratta di una software che consente di predisporre al meglio operazioni come gestione di timbrature e presenze, ferie, turni, permessi, note spese e rimborsi in caso di trasferta, consegna delle buste paga. Nelle soluzioni più all’avanguardia ciò avviene tramite app, con tutto a portata di mano tanto per le figure manageriali e del comparto amministrativo che per i dipendenti.

●      Pratiche di flessibilità e organizzazione. Diverse imprese stanno optando per lasciare, dove possibile, un’autonomia piuttosto ampia ai collaboratori per quanto riguarda luoghi e orari, a patto di rispettare gli obiettivi e la lavorazione delle ore concordate.

●      Formazione. Lo smart working sta portando con sé la necessità di formare tutte le figure coinvolte a più livelli. Dei percorsi ad hoc e un costante aggiornamento appaiono imprescindibili.

●      Verso una nuova definizione degli spazi. Uno degli aspetti più controversi da definire per le aziende è la gestione degli spazi, un fattore su cui ancora molte realtà sono indietro. Spesso si rivela più proficuo optare per spazi di dimensioni più contenuti e convenzioni con sedi di coworking, ad esempio, organizzando dei meeting periodici per fare in modo che le persone si conoscano meglio. 

Infine, l’ultimo fattore da non sottovalutare, e riguarda non tanto le imprese quanto piuttosto gli smart worker, è quello di dotarsi delle tecnologie opportune per operare al meglio, predisponendo in primo luogo una postazione ad hoc. Un elemento cruciale anche perché chi opera in ufficio generalmente si trova a essere più tutelato.